Apreciado por los empleados, elogiado en los medios de comunicación y adulado por recursos humanos, el onboarding se está convirtiendo en el nuevo tema sexy de la contratación y el proceso de integración para ofrecer un lugar especial a los nuevos talentos cuando se incorporen al equipo. La idea correcta se propone a menudo en formatos adaptados a las grandes empresas, donde el equipo de recursos humanos y los directivos diseñan un programa a medida. Eso está bien, pero ¿qué pasa con las pequeñas empresas?
Cuando eres director de empresa, director financiero, director de recursos humanos… no es fácil crear e implantar procesos eficaces, satisfactorios y rápidos. Aquí te damos las claves para crear un proceso adaptado a tus limitaciones y, al mismo tiempo, agradable para tu nuevo empleado.
La integración satisfactoria de los nuevos empleados es un proceso gradual, que sigue un calendario preciso. No lo descuides: es el doble de eficaz para fidelizar y retiene a más de la mitad de tus empleados 3 años después.
Fases de incorporación
Desde el preingreso hasta el primer año, hay algunos momentos clave que debes cuidar si quieres que la integración de los nuevos empleados sea un éxito.
La integración comienza antes del primer día de trabajo
En la fase de promesa de empleo, sólo podemos animarte a enviar la primera información por correo electrónico: información práctica (horarios de apertura, acceso, aparcamiento, credencial, etc.), contactos (equipo, responsable), herramientas de trabajo y documentos legales (seguro, código de vestimenta). De este modo, el joven recluta puede informarse y tomar decisiones antes de poner un pie en tus instalaciones.
El primer día de trabajo: porque nunca tienes una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión
Integrar a un recién llegado es un planteamiento doble desde el principio: integración operativa e integración humana.
En consecuencia, el jefe de la empresa o el gerente deben reservar tiempo para la formación en las herramientas: puesto de trabajo, entorno tecnológico, máquinas in situ. Todo esto es necesario para facilitarle la toma de posesión de su nuevo cargo. Y, por supuesto, la base de la integración -los contratos y el papeleo- está lista.
Pasemos a la integración humana. Un nuevo empleado se incorpora a una empresa, pero sobre todo a un equipo. Presentarles oficialmente a los demás talentos, explicarles cómo van a interactuar con todos y cuáles son los vínculos jerárquicos, les permitirá trabajar eficazmente dentro de tu organización, familiarizarse con su nuevo entorno de trabajo y conocer a los miembros del equipo.
La primera semana: apoya a los recién llegados
Si no surge la oportunidad el primer día, intenta organizar un desayuno o una comida con todo el equipo para que todos puedan conocerse en un ambiente relajado. Esto ayudará a forjar los vínculos iniciales y a flexibilizar las relaciones de trabajo.
Al mismo tiempo, como jefe de la empresa, dedicas una o dos horas a tu primera entrevista con el nuevo talento. Les presentas tu organización, cómo funciona, sus productos y/o servicios y sus hábitos. Compartes tus planes empresariales, tus ambiciones y la misión de la empresa. De ese modo, pueden ver el panorama general y comprender cómo su trabajo contribuye al éxito de tu proyecto conjunto.
El primer mes: momento de la primera evaluación
Después de 30 días a tu lado, ¡es hora de saber qué piensa el nuevo empleado! Tomaos un momento juntos para escuchar sus preguntas o comentarios y compartir vuestros sentimientos iniciales. Puedes realizar una entrevista completa o una versión más corta, según el tiempo que tengas para dedicarle.
Anota tus elementos y los suyos, releelos en retrospectiva y mira con qué puedes jugar. Al mismo tiempo, piensa en integrar a tu joven recluta en tus medios de comunicación: tus redes sociales, tu catálogo, tu sitio web… Y hazle sus propias tarjetas de visita si es necesario. El proceso de incorporación concluye con la primera entrevista anual: es el momento de comparar el proyecto con la realidad, evaluar la integración, constatar cualquier aumento de competencias y compartir tus sentimientos (por ambas partes).
Para simplificar el proceso de incorporación, hay nuevas herramientas digitales que te ayudarán. Alternativamente, puedes fabricar el tuyo propio. Crea un sistema que se adapte a ti y a tu empleado, que no sea demasiado restrictivo, pero que siga siendo comprometido.
