Apprécié des collaborateurs, vanté dans les médias, adulé par les RH, l’onboarding devient le nouvel enjeu sexy du recrutement et de la marque employeur. Le processus d’intégration (en version française) consiste à faire une place toute particulière aux nouveaux talents qui intègrent l’équipe. La bonne idée est souvent proposée dans des formats adaptés aux grosses entreprises où l’équipe RH et les managers conçoivent un parcours sur mesure. Très bien, mais pour les petites entreprises, ça se passe comment ?
Quand vous êtes à la fois chef d’entreprise, directeur financier, DRH… pas facile de créer et mettre en place des processus efficaces, satisfaisants et rapides. On vous donne ici les clefs pour réaliser un processus adapté à vos contraintes et, pour autant, agréable à vivre pour votre nouveau collaborateur.
Une intégration des nouveaux collaborateurs réussie se réalise étape par étape, selon une chronologie bien précise. Ne le négligez pas, vous fidélisez deux fois mieux grâce à lui et retenez plus de la moitié des salariés 3 ans plus tard.
Les étapes de l’onboarding
Du pré-boarding à la première année, il existe quelques moments clés à chérir si on veut faire de l’intégration des nouveaux collaborateurs une réussite.
L’intégration commence avant le premier jour de travail
Au stade de la promesse d’embauche, nous ne pouvons que vous encourager à envoyer les premières informations par email : les informations pratiques (les horaires, l’accès, le parking, le badge…), les contacts (équipe, manager), les outils de travail et les documents légaux (assurances, code vestimentaire). Ainsi, la jeune recrue peut s’informer et prendre des décisions avant de mettre un pied dans vos locaux.
Le premier jour de travail : parce qu’on n’a pas de deuxième chance de faire une première bonne impression
L’intégration d’un nouvel arrivant se joue dès le départ en soignant deux axes : l’intégration opérationnelle et l’intégration humaine.
De ce fait, il est nécessaire que le chef d’entreprise ou le manager se dégage du temps pour former aux outils : poste de travail, environnement technologique, machines sur site. Tout cela est nécessaire pour faciliter sa prise de poste. Et, bien sûr, la base de l’intégration, les contrats et papiers, est prête.
Passons à l’intégration humaine. Un nouveau collaborateur intègre une entreprise, mais surtout une équipe. Le présenter officiellement aux autres talents, lui expliquer comment il va interagir avec chacun, quels sont les liens hiérarchiques, lui permet de mailler efficacement le fonctionnement de votre structure, de se familiariser avec son nouvel environnement de travail et de faire connaissance avec les membres de l’équipe.
La première semaine : accompagnez vos nouveaux
Si l’occasion ne s’est pas présentée le premier jour, essayez d’organiser un petit déjeuner ou un déjeuner avec toute l’équipe afin que chacun apprenne à découvrir l’autre dans une ambiance détendue. Cela permettra de tisser les premiers liens et d’assouplir les relations de travail.
En parallèle, en tant que chef d’entreprise, vous consacrez une ou deux heures pour votre premier entretien avec le nouveau talent. Vous lui présentez votre structure, son fonctionnement, ses produits et/ou services, ses habitudes. Vous partagez vos projets d’entreprise, votre ambition, la mission de l’enseigne. Ainsi, il possède une vue d’ensemble et comprend comment son travail participe à la réussite de votre projet commun.
Le premier mois : l’heure du premier bilan
Après 30 jours passés à vos côtés, il est temps de savoir ce que pense le nouveau collaborateur ! Prenez un moment ensemble pour entendre ses questions ou remarques et partagez votre premier ressenti. Vous pouvez réaliser un entretien d’étonnement complet ou une version allégée selon le temps que vous avez à y consacrer.
Prenez note de vos éléments et des siens, relisez à tête reposée et regardez ce sur quoi vous pouvez jouer. En parallèle, pensez à intégrer votre jeune recrue dans vos supports : vos réseaux sociaux, votre catalogue, votre site… Et à lui fabriquer ses cartes de visite si besoin. Le processus d’onboarding se termine par le premier entretien annuel : c’est le moment de confronter le projet à la réalité, de jauger l’intégration, de constater une montée en compétences, de partager son ressenti (d’un côté comme de l’autre).
Pour simplifier le processus d’onboarding, il existe de nouveaux outils digitaux qui vous accompagnent. Sinon, vous pouvez parfaitement en réaliser un de votre côté. Créez un système qui s’adapte à vous et à votre collaborateur, qui ne soit pas trop contraignant, mais tout de même engagé.
