Le tableau de bord, qui permet de suivre les écarts entre la prévision et la réalité à l’aide d’indicateurs pertinents, occupe une place centrale dans les outils de gestion de tout dirigeant. Voici les points clé pour élaborer un tel outil de pilotage d’entreprise.
Aider les dirigeants à prendre des décisions. C’est la vocation première d’un tableau de bord, un outil d’aide au pilotage qui a pour objectif de réduire les incertitudes, et de mettre en relief les écarts entre les prévisions et la réalité de l’entreprise. « Dans un contexte d’augmentation du prix de l’énergie et des matières premières, le tableau de bord joue un rôle déterminant notamment pour les commerces qui ont une forte saisonnalité afin de les aider à identifier les facteurs qui impactent leur taux de marge », constate Jérôme Wittmann, associé du groupe In Extenso Experts-comptables, membre du collège expert de la Fédération française de la Franchise (FFF).
Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs adaptés à son entreprise. Pour y parvenir, un dirigeant doit en premier lieu se fixer des objectifs Smart : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. Pour mesurer l’atteinte des objectifs, il va ensuite définir des indicateurs de performance et les décliner dans un tableau de bord. « Cet outil de pilotage, tourné vers l’action, doit être personnalisé. Avant de mettre en place et de définir les indicateurs, il est donc nécessaire de se poser, de prendre de la hauteur, de définir sa stratégie et l’objectif à atteindre », conseille Nathanaëlle Goaër, consultante au sein du réseau Cerfrance.
Des indicateurs financiers et extra-financiers
Il existe deux grandes catégories d’indicateurs : économiques qui mesurent les résultats et les coûts, le suivi du chiffre d’affaires, le taux de marge, le délai de rotation des stocks ou le panier moyen des clients ; et extra-financiers qui vont tourner autour du social, de la masse salariale, du turnover, du nombre de salariés formés.
« La masse salariale doit être correctement budgétée par rapport au chiffre d’affaires prévu. Cet indicateur doit être suivi chaque mois. Si l’activité et les résultats sont en baisse, le chef d’entreprise ne doit pas attendre la fin de l’année pour prendre des mesures d’ajustement de ses effectifs. Si au contraire, le business s’envole, il aura largement les moyens de recruter pour pallier ce pic d’activité et cette hausse du chiffre d’affaires non prévus », explique Jérôme Wittmann.
Construire un tableau de bord et analyser les données
Un client, qui a l’ambition de devenir leader sur son marché au niveau régional et d’augmenter ses ventes annuelles de 20 %, va décliner cet objectif en différents indicateurs, qui vont reposer sur le suivi du chiffre d’affaires global, la vente de produits finis, le nombre de nouveaux contrats signés ou encore le nombre de commandes. Autre exemple : un commerce de bouche, ayant prévu de se diversifier et de développer une gamme traiteur va construire son tableau de bord en fonction du chiffre d’affaires réalisé sur cette offre, son taux de marge, le nombre de salariés lié à cette activité, et la satisfaction client, qui peut être mesurée avec la réalisation d’une enquête ou les avis Google.
« Un tableau de bord classique va se limiter au respect des soldes intermédiaires de gestion, qui permettent d’analyser les charges et les produits et d’avoir une idée du résultat net de l’entreprise. Certaines enseignes de restauration rapide, à la recherche d’analyses plus poussées, peuvent insérer des indicateurs autour de la marge brute, sur les coûts de personnel en distinguant par exemple l’opérationnel de l’administratif », commente Jérôme Wittmann.
Dernier point critique, la mise en page et l’organisation des informations au sein de l’outil. « Un fichier Excel peut être un bon début. L’idéal est qu’il soit informatisé et paramétré avec un outil de gestion. Pour qu’il soit percutant et compris, il est primordial de ne pas avoir trop d’indicateurs afin de pouvoir les analyser facilement, de définir les raisons d’une baisse d’activité avant d’engager un plan d’action », recommande Nathanaëlle Goaër.
En tant que franchisé, toute la valeur ajoutée de votre franchiseur réside justement dans l’accompagnement de celui-ci dans la construction et le suivi de votre tableau de bord. Il est en mesure de vous apporter les outils essentiels au pilotage de votre business, ainsi qu’un retour d’expérience et des éléments de comparaison.
